Tổ chức sự kiện Lễ khai trương

Lễ khai trương văn phòng là một sự kiện quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu của một doanh nghiệp hoặc công ty vào hoạt động. Để đảm bảo thành công của sự kiện này, việc tổ chức khai trương đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận và tính toán chi tiết. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách lập kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng một cách chi tiết thông qua dịch vụ Năng cung cấp.

Xây dựng một kế hoạch hoàn hảo cho lễ khai trương văn phòng (ảnh ST)

Kế hoạch chuẩn bị tổ chức lễ khai trương văn phòng mới chuyên nghiệp

Các bước trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện lễ khai trương văn phòng mới thường bao gồm:

Xác định quy mô tổ chức

Bước đầu tiên của kế hoạch là xác định quy mô của sự kiện. Doanh nghiệp cần nắm rõ khu vực tổ chức, số lượng người tham dự, đối tượng khách mời. Điều này quan trọng để lên danh sách khách mời, thiết kế kịch bản và ý tưởng sự kiện cũng như lập bảng dự trù kinh phí toàn bộ sự kiện.

Xác định ngày, giờ tổ chức khai trương

Việc xác định ngày và giờ tổ chức lễ khai trương văn phòng là một điều vô cùng quan trọng. Các hoạt động như khai trương, động thổ đều cần phải có thời gian cụ thể. Ngoài yếu tố phong thủy, tâm linh, doanh nghiệp cũng cần xem xét các yếu tố thực tiễn, như việc tổ chức vào đầu tuần hoặc cuối tuần, thủ tục giấy tờ và xin phép từ chính quyền địa phương. Qua đó, giúp đảm bảo thời gian tổ chức phù hợp và suôn sẻ.

Xác định thời gian chính xác của lễ khai trương để gửi cho khách mời (ảnh VinEdu)

Hoàn thiện các hạng mục trước khi sự kiện khai trương diễn ra

Hoàn thành các phần trước khi sự kiện diễn ra là một phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Doanh nghiệp cần lên danh sách các phần cần thiết trong sự kiện như:

Trang trí khu vực tổ chức lễ và văn phòng 

• Thiết kế backdrop theo tone màu chủ đạo của sự kiện và bao gồm đầy đủ thông tin về doanh nghiệp.
• Sử dụng bong bóng để trang trí backdrop và làm cho không gian trở nên thú vị hơn.
• Thiết kế sân khấu và sử dụng thảm đỏ để tạo sự trang trọng cho sự kiện.

Trang trí khu vực tổ chức lễ và văn phòng bắt mắt (ảnh ST)

Chuẩn bị trang thiết bị

• Sắp xếp bàn ghế sự kiện, thường là các bàn ghế đại biểu trang trọng. Ngoài ra, trong các buổi lễ khai trương văn phòng mới có sử dụng tiệc trà hoặc uống rượu vang, khách hàng thường book thêm bàn cocktail để đặt trong khu vực tổ chức sự kiện.
• Lựa chọn hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp với quy mô sự kiện, các tiết mục biểu diễn và cơ sở hạ tầng điện tại văn phòng của khách hàng.
• Tổ chức tiệc trà để thể hiện lòng hiếu khách của doanh nghiệp và tri ân đối tác cũng như khách hàng. Tiệc trà thường bao gồm các loại bánh ngọt, hoa quả theo mùa và đồ uống.

Chuẩn bị nhân sự cho sự kiện lễ khai trương

• MC chương trình sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo.
• Đội múa lân và sư rồng mang lại may mắn, tài lộc cho sự kiện.
• Nhân sự biểu diễn gồm nhóm nhảy, ca sĩ, các nghệ sĩ biểu diễn khác.
• PG chuyên nghiệp hỗ trợ trong việc cắt băng khai trương và đón tiếp khách mời.

Chuẩn bị nhân sự phù hợp trong buổi lễ khai trương (ảnh Wonder Event)

Chuẩn bị mâm cúng và văn khấn cho lễ khai trương văn phòng

Mâm cúng lễ khai trương văn phòng bao gồm:

• Mâm ngũ quả chứa các loại hoa quả khác nhau.
• Một bình hoa có thể là hoa hồng, hoa ly hoặc hoa cúc.
• 5 quả cau và 5 lá trầu.
• Vàng hương, bát hương.
• 1 đôi nến cốc hoặc 1 cặp đèn cầy.
• Gạo và muối.
• Rượu bia, nước ngọt.
• Cháo trắng hoặc chè.
• Nước trắng.
• Bánh kẹo, lạng chè, bao thuốc, 5 cái oản.
• Món mặn có thể là bánh chưng, 1 đĩa xôi, một con gà luộc, 1 khoanh giò hoặc 1 đĩa thịt luộc.

Chuẩn bị và trang trí mâm cúng bắt mắt (ảnh ST)

Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị bài văn khấn cúng khai trương chuẩn để tiến hành lễ cúng một cách tốt nhất.

Lên kịch bản chi tiết

Kịch bản chương trình sẽ bao gồm lời dẫn, timeline của sự kiện. Doanh nghiệp có thể tự lên kịch bản hoặc yêu cầu MC viết kịch bản để tiết kiệm thời gian, công sức. MC có thể giúp lên kịch bản chi tiết để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.

Cần lên kịch bản chi tiết trước khi sự kiện diễn ra (ảnh ST)

Lập kế hoạch cho chiến lược marketing

Vài ngày trước sự kiện, doanh nghiệp cần lên kế hoạch marketing để tạo sự nhận diện thương hiệu cho sự kiện. Các hoạt động trực tuyến có thể bao gồm: Tổ chức mini game trên mạng xã hội và chạy quảng cáo cho sự kiện. Các hoạt động ngoài trời có thể bao gồm việc phát tờ rơi và treo banner tại vị trí văn phòng.

Lập bản dự trù chi phí

Khi đã có danh sách các hạng mục cần thực hiện, doanh nghiệp cần lập bản dự trù kinh phí để kiểm soát tài chính dành cho sự kiện lễ khai trương văn phòng mới. Điều này đảm bảo sự kiện sẽ không vượt quá ngân sách và vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản.

>>>Xem thêm: Bật mí mẫu bài phát biểu ra mắt sản phẩm mới hay và chi tiết nhất

Lưu ý khi tổ chức lễ khai trương văn phòng

Dưới đây, Wonder Event sẽ tổng kết những điểm quan trọng mà các doanh nghiệp và chủ cửa hàng cần lưu ý khi tổ chức lễ khai trương văn phòng mới, nhằm đảm bảo khởi đầu kinh doanh mới của họ diễn ra một cách suôn sẻ, hiệu quả.

Chuẩn bị lễ cúng khai trương văn phòng đầy đủ

Khi tiến hành lễ cúng khai trương văn phòng, có ba điểm đặc biệt cần lưu ý:

• Mâm lễ nhập trạch: Về cơ bản, cần phải chuẩn bị như: Đĩa trái cây, hoa, hương nhang, vàng mã, trầu cau, bánh kẹo, trà, thuốc, nước, bia, rượu. Cùng với đó, còn có các món mặn như: Xôi, gà, lợn quay, khoanh giò.
• Vật dụng tượng trưng: Khi tổ chức lễ khai trương văn phòng mới, người ta thường chuẩn bị các vật dụng tượng trưng khác như: bài vị, bát nhang, một số bàn, ghế, gạo, nước và một chiếc chổi mới để quét nhà.

Chọn thời gian khai trương phù hợp

Chọn thời gian khai trương phù hợp với tuổi, vận mệnh của người đứng đầu doanh nghiệp. Ngày và giờ tổ chức lễ khai trương văn phòng mới cần phải được cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố quan trọng, bao gồm tình hình công việc, điều kiện của công ty. 

Đặc biệt, điều quan trọng nhất là phải sắp xếp thời gian sao cho phù hợp với tuổi và mệnh của người đứng đầu công ty để đảm bảo sự kiện khai trương và khởi đầu kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi.

Lựa chọn bài cúng khai trương chính xác hoặc nên mời thầy

Trong việc tổ chức lễ khai trương văn phòng mới, điều quan trọng nhất vẫn là lòng thành và tâm khấn từ chủ doanh nghiệp. Điều này đánh dấu sự kính trọng và tôn vinh đối với thổ công, thổ địa và gia tiên.

Về nội dung của bài lễ cúng khai trương văn phòng mới, có nhiều nguồn thông tin trên internet. Tuy nhiên, quý khách hàng nên tìm kiếm các nguồn tin đáng tin cậy và uy tín. Hoặc, để an tâm hơn có thể mời thầy về để tiến hành lễ chu tất và cúng bái một cách cẩn thận.

Cần chọn bài cúng khai trương chính xác và chủ doanh nghiệp phải thành tâm khi khấn (ảnh ST)

Vào thời điểm tổ chức lễ khai trương văn phòng mới, các lễ vật cần được sắp xếp trên mâm và bày trước cửa văn phòng theo hướng đẹp. Người đứng đầu văn phòng hoặc thầy cúng sẽ thực hiện các nghi lễ như thắp nhang, khấn bái. Sau đó, có thể diễn ra các nghi lễ như múa lân và đốt pháo để ăn mừng khai trương văn phòng.

>>>Xem thêm: Những điều cần kiêng kỵ khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Trên đây là 1 ví dụ về kế hoạch chuẩn bị lễ khai trương văn phòng và tổng hợp một số lưu ý quan trọng trong quá trình tổ chức. Quý khách hàng có nhu cầu mở văn phòng mới hoặc chi nhánh mới vui lòng liên hệ với Năng để có được chương trình khai trương ấn tượng. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu tư vấn tổ chức sự kiện, quý vị có thể liên hệ với đơn vị bằng cách để lại thông tin trong phần Đăng Ký Dịch Vụ để được hỗ trợ tốt nhất.