Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hoạt động định kỳ của các tổ chức, doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục tiêu của việc tổ chức sự kiện, bạn sẽ phát triển các ý tưởng và kế hoạch cụ thể. Tuy nhiên, việc tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế thường tuân theo các bước cụ thể dưới đây.

Xác định ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế

Khi bắt đầu tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài, bước đầu tiên quan trọng là xác định ý tưởng và mục tiêu cụ thể. Trong quá trình này, đặt ra mục tiêu rõ ràng, chi tiết mà bạn muốn đạt được sau khi chương trình hội thảo kết thúc.

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị hội thảo là xác định ý tưởng phù hợp (ảnh ST)

Lên nội dung chương trình

Sau khi xác định rõ mục tiêu, mục đích cụ thể, người tổ chức sự kiện hội thảo quốc tế cần phải tổ chức cũng như chỉnh sửa nội dung chương trình hội thảo một cách có logic và chính xác.

Ví dụ, khi tổ chức hội thảo quốc tế trong lĩnh vực khoa học hoặc chương trình đào tạo nhân viên, việc xây dựng nội dung chương trình sẽ được tùy chỉnh để phản ánh đúng yêu cầu và đặc điểm của từng loại sự kiện cụ thể.

>>>Xem thêm: Các quy định tổ chức hội nghị hội thảo bạn nên biết

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài

Việc tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế cần lưu ý khi chọn địa điểm, thời gian sự kiện diễn ra:

Chọn địa điểm phù hợp

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế là một quyết định quan trọng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Số lượng khách mời, thành phần tham gia, quy mô tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp của bạn cần tìm một địa điểm phù hợp, đảm bảo an ninh cũng như thuận tiện trong việc di chuyển.

Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp cho khách mời di chuyển thuận tiện (ảnh ST)

Chọn thời gian tổ chức có hiệu ứng truyền thông cao nhất

Hãy lên lịch thời gian tổ chức hội thảo quốc tế một cách cụ thể, rõ ràng, sau đó thông báo trước cho các thành viên tham gia. Việc xác định thời điểm tổ chức hội thảo cũng là một phần quá trình quảng bá của công ty. Ví dụ, nếu bạn muốn ra mắt một sản phẩm mới, hãy chọn thời điểm tổ chức sự kiện trong khoảng thời gian có thể tạo ra sự chú ý cao nhất và thu hút đông đảo khách mời tham dự.

Dự kiến công ty tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

Sau khi đã xác định nội dung, địa điểm cũng như các công việc liên quan khác, bước tiếp theo là tạo danh sách các đơn vị uy tín có thể hợp tác, hỗ trợ trong việc tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo quốc tế. Bạn cần tạo ra một danh sách chi tiết, cụ thể về các hoạt động diễn ra trong chương trình. Nếu thực hiện công việc này một cách chuẩn xác thì mọi hoạt động và phần biểu diễn trong chương trình sẽ diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

>>>Xem thêm: Quy trình tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp hiện nay

Lập phương án dự phòng

Trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ không tránh khỏi những những thiếu sót hoặc sai lệch. Vì vậy, cần phải có một kế hoạch phòng ngừa để đối phó với những tình huống bất ngờ. Chẳng hạn, trong trường hợp buổi hội thảo đang diễn ra bình thường nhưng xảy ra sự cố mất điện, bạn cần lên kế hoạch dự phòng việc triển khai máy phát điện từ trước.

Chuẩn bị những phương án dự phòng cho sự cố (ảnh ST)

Dự trù kinh phí cho sự kiện hội nghị hội thảo quốc tế

Lập dự toán kinh phí cho việc tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch. Tuy nhiên, bạn sẽ cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa việc đảm bảo chất lượng của sự kiện và duy trì một ngân sách tổ chức sự kiện hợp lý để đảm bảo rằng chương trình diễn ra suôn sẻ, thành công.

Chuẩn bị chương trình hội nghị hội thảo quốc tế

Trước khi diễn ra sự kiện hội nghị hội thảo quốc tế, bạn cần thực hiện việc chuẩn bị và sắp xếp các phần sau:

• Khu vực tiếp đón khách mời: Bao gồm lễ tân, bàn trà.
• Khu vực dành cho khán giả: Điều chỉnh bố trí ghế ngồi cho các khách tham dự, khách mời, ban tổ chức, thư ký và đại diện các đơn vị truyền thông.
• Khu vực sân khấu: Trang trí phông màn, sắp xếp máy chiếu, màn chiếu, thiết bị âm thanh và ánh sáng.
• Trang trí: Trang trí sáng tạo banner, băng rôn, khẩu hiệu, hoa tươi để tạo không gian hấp dẫn cho hội thảo.
• Thiết bị và dụng cụ: Kiểm tra bộ đàm, quạt công nghiệp, máy phát điện dự phòng để đảm bảo sự kiện có thể diễn ra một cách suôn sẻ, ngay cả khi có sự cố về điện.
• Trang phục: Bao gồm thẻ ra vào và trang phục cho các vai trò như: MC, biểu diễn văn nghệ, ban tổ chức.
• Thức ăn và đồ uống: Menu gồm các món ăn nhẹ như: Bánh kẹo, nước uống, trà, cà phê và có thể cả bữa tiệc mặn tùy thuộc vào yêu cầu của sự kiện.

Setup không gian tổ chức hội nghị chu toàn trước khi sự kiện diễn ra (ảnh ST)

Kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc sự kiện hội thảo hoặc hội nghị, các hoạt động sau đây cần được thực hiện:

• Tháo dỡ, thu dọn thiết bị, dụng cụ: Đảm bảo tất cả thiết bị, dụng cụ đã được tháo dỡ và thu dọn kỹ lưỡng. Đồng thời, sắp xếp lại địa điểm tổ chức sự kiện để đảm bảo sạch sẽ và nguyên vẹn.
• Kiểm tra và nghiệm thu các đồ thuê hoặc mượn: Các đồ đi thuê hoặc mượn cần được kiểm tra kỹ lưỡng và nghiệm thu lại một cách cẩn thận, đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu ban đầu.
• Thanh toán các khoản chi phí liên quan: Thực hiện thanh toán toàn bộ các khoản chi phí liên quan trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm chi phí địa điểm, banner, băng rôn, áp phích, quà tặng, thực phẩm và đồ uống cho đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp.

Khi kết thúc sự kiện cần tháo dỡ, thu dọn thiết bị cẩn thận (ảnh ST)

Kết luận

Trên đây là các hoạt động quan trọng trong quá trình hoàn thành chương trình hội nghị hội thảo quốc tế, giúp cho sự kiện được thực hiện một cách suôn sẻ và đáp ứng các yêu cầu để đạt được mục tiêu thành công. Nếu bạn đang cần tổ chức sự kiện nhưng chưa biết quy trình cụ thể, hãy để lại thông tin tại ô Đăng Ký Tư Vấn để Năng tư vấn cụ thể hơn.

>>>Xem thêm: Phân biệt hội nghị và hội thảo chi tiết nhất