Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp nhất

Bạn đang lên kế hoạch để tổ chức một buổi hội nghị quan trọng của công ty và cảm thấy không biết phải bắt đầu từ đâu để thu xếp mọi thứ một cách có hiệu quả. Đừng lo lắng, dưới đây là quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết từ A đến Z, giúp bạn đảm bảo sự kiện diễn ra thành công hoàn hảo.

Gợi ý quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp nhất

Với kinh nghiệm điều hành và tổ chức các công ty du lịch - sự kiện trong đó có công ty tổ chức sự kiện Wonder Event, Năng xin chia sẻ đến Quý doanh nghiệp các bước tổ chức hội nghị, hội thảo như sau:

Lập phiếu đề nghị tổ chức hội thảo hội nghị

Nhu cầu tổ chức hội nghị hội thảo có thể phát sinh từ các bộ phận trong công ty hoặc được chỉ đạo bởi giám đốc.Theo đó, người đề xuất cần điền thông tin vào phiếu đề nghị tổ chức hội nghị theo mẫu HC – 17 – BM01. Trong trường hợp giám đốc chỉ đạo, phòng Hành chính Quản trị sẽ thực hiện việc này.

Bước đầu tiên nên lập phiếu đề nghị tổ chức hội thảo hội nghị (ảnh ST)

Sau đó, phiếu đề nghị tổ chức hội nghị được chuyển đến người có thẩm quyền để duyệt ở bước 2.

Phê duyệt phiếu đề nghị tổ chức

Thẩm quyền duyệt là Giám đốc điều hành của công ty. Trong trường hợp hội nghị do Hội đồng quản trị tổ chức, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ có thẩm quyền phê duyệt duyệt. Người đề xuất không quyết định việc tổ chức mà chỉ gửi đề nghị lên thẩm quyền duyệt.

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị

Sau khi phiếu đề nghị được phê duyệt, người có thẩm quyền được chỉ định bộ phận, cá nhân sẽ tiến hành lập kế hoạch tổ chức hội nghị và mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị được thực hiện theo mẫu HC – 17 – BM02. Nếu cần, người có thẩm quyền có thể tổ chức cuộc họp để lắng nghe ý kiến và đề xuất từ các bộ phận liên quan

>>>Xem thêm: Các quy định tổ chức hội nghị hội thảo bạn nên biết

Phê duyệt tổ chức hội thảo hội nghị

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo tiếp theo là người chịu trách nhiệm duyệt giấy đề nghị tổ chức hội nghị sẽ duyệt kế hoạch tổ chức.

Việc duyệt kế hoạch bao gồm xem xét các yếu tố sau:

• Lý do cho việc tổ chức hội nghị.
• Đối tượng tham gia.
• Thời gian và địa điểm.
• Các công việc cần chuẩn bị.
• Chương trình hội nghị.
• Kế hoạch chi phí.

Chuẩn bị tổ chức

Phòng Hành chính Quản trị hoặc đơn vị được chỉ định trong kế hoạch sẽ đảm nhiệm việc triển khai thực hiện kế hoạch cho các bộ phận, bao gồm các hoạt động sau:

• Chuyển gửi bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan.
• Thực hiện kiểm tra và hỗ trợ quá trình thực hiện của các bộ phận.
• Báo cáo kịp thời cho Giám đốc về những trường hợp không thể giải quyết để nhận được hướng dẫn thêm.
• Hợp tác chặt chẽ với các cá nhân liên quan để giải quyết các sự cố có thể xảy ra.

Các bộ phận liên quan thực hiện hoạt động chuẩn bị theo kế hoạch (Ảnh ST)

Trong trường hợp sử dụng dịch vụ bên ngoài để tổ chức hội nghị, Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá, ký hợp đồng.

Xác nhận lại các thông tin với đơn vị cung cấp dịch vụ

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp kế tiếp là xác nhận lại các thông tin với đơn vị cung cấp dịch vụ. Theo đó, trước 1 tuần trước ngày diễn ra hội nghị, nhân viên tổ chức phải liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để xác nhận lại thông tin và đảm bảo việc không có sự thay đổi nào xảy ra liên quan đến tổ chức hội nghị.

Mọi thay đổi phải được xác nhận bằng văn bản từ người đại diện của nhà cung cấp và nhân viên tổ chức cần báo cáo chi tiết cho Trưởng ban tổ chức.

Nếu nhà cung cấp dịch vụ quyết định huỷ bỏ hoặc thay đổi một phần dịch vụ, nhân viên tổ chức cần thông báo ngay lập tức cho Trưởng ban tổ chức để tiến hành các biện pháp giải quyết. Nếu việc huỷ bỏ hợp đồng là quyết định cuối cùng của nhà cung cấp, nhân viên tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục thanh lý hợp đồng.

>>>Xem thêm: Cập nhật bảng chi phí tổ chức hội thảo hội nghị hiện nay

Chuẩn bị trước khi tổ chức hội thảo hội nghị

Nhân viên tổ chức và những cá nhân liên quan đều chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các phần tổ chức hội nghị theo kế hoạch.

Nếu có bất kỳ nhiệm vụ nào chưa hoàn thành, nhân viên tổ chức phải cùng với các bộ phận liên quan đưa ra giải pháp cũng như xác định thời gian để hoàn thành chúng. Trong trường hợp không thể thực hiện được, nhân viên tổ chức sẽ báo cáo ngay cho Trưởng ban tổ chức để xin ý kiến chỉ đạo về cách giải quyết.

Trước 1 ngày sự kiện diễn ra cần kiểm tra lại toàn bộ các yếu tố theo kế hoạch (ảnh ST)

Trước ngày tổ chức hội nghị, cách một ngày, Trưởng ban tổ chức đảm nhận trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các yếu tố theo kế hoạch và liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để xác định lại giờ họp, chuẩn bị công việc cần thiết, giải quyết bất kỳ vấn đề nảy sinh nếu có.

Trong trường hợp cần đón tiếp và làm thủ tục lưu trú cho khách trước buổi hội nghị, nhân viên sẽ được cử để đưa đón và hướng dẫn khách về thủ tục cần thiết trước khi tham gia buổi hội nghị. Những thông tin quan trọng bao gồm:

• Bản đồ khu vực.
• Địa điểm các điểm tham quan, nhà hàng, khu vui chơi trong khu vực.
• Hướng dẫn đăng ký vé (nếu cần).
• Lịch trình cuộc họp và danh sách công việc phải chuẩn bị.
• Liên hệ cần thiết khi cần hỗ trợ.

Tổ chức chức hội nghị

Trước khi hội nghị diễn ra 2 giờ, Trưởng ban tổ chức phải thực hiện:

• Kiểm tra toàn bộ các yếu tố đã chuẩn bị cho sự kiện.
• Xem xét và kiểm tra nhân viên đang phụ trách khu vực đón tiếp khách.
• Kiểm tra tài liệu, hệ thống thông tin, ánh sáng, âm thanh, nước uống và thực phẩm dự trữ.
• Liên hệ với chủ tọa hội nghị để xác nhận có sự thay đổi nào không và cung cấp thông tin bổ sung nếu cần.
• Nhân viên đón tiếp cần phải đến trước giờ, trong khi người phụ trách hội trường phải có mặt để sắp xếp bố trí chỗ ngồi theo quy định.
• Tổ chức hội nghị.
• Người phụ trách phòng họp cần xin ý kiến chủ tọa hội nghị xem cần phải điều chỉnh gì thêm.
• Người phụ trách hội nghị cần luôn sẵn sàng để giải quyết mọi sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra hội nghị.
• Phục vụ viên cần lưu ý phục vụ các đại biểu theo những thói quen riêng của họ.

Kết thúc đón tiếp

Trong trường hợp hội nghị có mục tặng quà cho khách, Trưởng ban tổ chức phải thu xếp việc chuẩn bị và giao quà tặng, đồng thời phải có phương pháp theo dõi quá trình trao quà tặng để tất cả các vị khách mời đều được nhận món quà lưu niệm.

Khi đại biểu rời khỏi hội nghị, cần tổ chức tiễn khách ra xe và chúc khách lên đường an lành và hẹn gặp lại ở những dịp tương lai.

Lưu ý trong quá trình tổ chức hội nghị hội thảo

Trong quá trình tổ chức hội nghị hội thảo, các đơn vị tổ chức không tránh khỏi việc gặp một số rủi ro không đáng có. Chính vì vậy, các doanh nghiệp có thể tham khảo một số lưu ý quan trọng dưới đây:

Cần lên chủ đề, ý tưởng cho chương trình cụ thể, chi tiết trước khi sự kiện diễn ra (ảnh Lê Công Năng)

Lên chủ đề cho chương trình

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi tổ chức một hội thảo là chọn chủ đề và ý tưởng chính cho sự kiện. Chủ đề sẽ thể hiện mục tiêu, thông điệp của hội thảo cũng như là nền tảng để xây dựng nội dung chương trình. Chọn một chủ đề hội thảo ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo truyền đạt rõ ràng mục tiêu của chương trình và lợi ích mà người tham gia có thể thu được.

Khách mời “Chuyên gia” góp phần tạo sự tin tưởng cao hơn

Trong các buổi hội thảo, các chuyên gia hoặc khách mời có vai trò quan trọng để xây dựng sự tin tưởng cũng như uy tín cho sự kiện. Điều này cũng có lợi cho việc thúc đẩy hoạt động truyền thông và có thể cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng. Hãy lựa chọn các khách mời có uy tín trong ngành hoặc lĩnh vực tương ứng và chuẩn bị danh sách câu hỏi cùng kịch bản trau chuốt cho khách mời.

Khách mời “Chuyên gia” trong sự kiện sẽ góp phần thúc đẩy sự tin tưởng cao hơn (ảnh ST)

Địa điểm, tiện ích đi kèm tiện nghi

Việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị là một quyết định quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm phải phù hợp với quy mô của hội thảo để đảm bảo không gian thoải mái cho tất cả người tham gia. Cần quan tâm đến các tiện ích đi kèm như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để đảm bảo rằng các yêu cầu kỹ thuật được đáp ứng và chi phí được ước tính chính xác.

Không gian tổ chức cần lựa chọn phù hợp với số lượng người tham gia (ảnh ST)

Truyền thông sự kiện diễn ra từ 1 – 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra

Để hội thảo diễn ra thành công, cần phải có chiến dịch truyền thông hiệu quả. Thời gian bắt đầu truyền thông không nên quá sớm để tránh mất sự quan tâm từ phía người tham gia, nhưng cũng không nên quá gần ngày tổ chức để đảm bảo thời gian đăng ký và sắp xếp. Chiến dịch truyền thông nên bắt đầu từ 1-2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh phù hợp với đối tượng mục tiêu.

Cần chuẩn bị chu đáo công tác truyền thông trước 1 – 2 tuần sự kiện chính diễn ra (ảnh ST)

Lấy thông tin người tham dự để hoạt động diễn ra hiệu quả nhất

Mục tiêu quan trọng của hội thảo là tạo và củng cố mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc thu thập thông tin từ người tham dự sẽ giúp đạt được mục tiêu này một cách hiệu quả. Do đó, hãy cân nhắc sử dụng các phương thức thu thập thông tin như: Mẫu trực tuyến, đăng ký qua email hoặc sử dụng thẻ thành viên.

>>>Xem thêm: Phân biệt hội nghị và hội thảo chi tiết nhất

Kết luận

Trên đây là quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo cụ thể để tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, mang lại những lợi ích thực sự cho doanh nghiệp của bạn. Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ hoặc cần tư vấn thêm, Năng có thể hỗ trợ bạn. Vui lòng để lại thông tin liên lạc tại ô “Đăng Ký Tư Vấn” để tiện kết nối nhất.