Những điều cần kiêng kỵ khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khi tiến hành tổ chức một sự kiện có vẻ dễ dàng, tuy nhiên để tổ chức sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp không phải là nhiệm vụ đơn giản. Thấu hiểu điều đó, Lecongnang sẽ chia sẻ đến các bạn những điều kiêng kỵ khi tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo chương trình ấn tượng, ghi dấu ấn sâu sắc trong lòng những người tham gia.

Lên kế hoạch, dự trù kinh phí sơ sài – Điều kiêng kị khi tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch và dự trù kinh phí sơ sài là một trong những điều kiêng kỵ khi tổ chức sự kiện. Điều này có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng và gây tổn thất lớn đối với sự kiện của doanh nghiệp bạn.

Cần lên kế hoạch và dự trù trước kinh phí để tránh những sự cố bất ngờ (ảnh Wonder Event)

Hãy cùng điểm qua một số lý do tại sao lên kế hoạch và dự trù kinh phí đầy đủ là một phần quan trọng của quá trình tổ chức sự kiện:

• Tránh sự cố bất ngờ

Khi bạn lên kế hoạch cần dự trù kinh phí một cách cẩn thận để giúp bạn có cơ hội nhìn thấy các yếu tố không lường trước và dự phòng cho những tình huống không mong muốn như: Sự cố kỹ thuật, thay đổi về thời tiết hoặc việc hủy bỏ của nhà tài trợ.

• Tối ưu hóa việc sử dụng ngân sách

Lên kế hoạch chi tiết giúp bạn nhận biết rõ mỗi khoản tiền được chi tiêu đến đâu. Điều này giúp bạn tối ưu hóa sử dụng ngân sách, tránh lãng phí và đảm bảo rằng bạn sẽ có đủ tiền để đáp ứng tất cả các nhu cầu của sự kiện.

• Xây dựng sự tin tưởng

Khi bạn lên kế hoạch và dự trù kinh phí một cách tỉ mỉ sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong lòng đối tác, khách hàng, nhà tài trợ. 

• Đảm bảo hiệu quả

Lên kế hoạch và dự trù kinh phí là bước quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra một cách hiệu quả. Qua đó giúp bạn đặt ra các mục tiêu cụ thể và đảm bảo đủ nguồn lực để đạt được những mục tiêu đó.

Vì vậy, việc lên kế hoạch và dự trù kinh phí cho sự kiện là một bước quan trọng để đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra thành công và không gặp bất kỳ sự cố nào liên quan đến tài chính.

Hiệu quả được đảm bảo phụ thuộc vào cả một quá trình lên kế hoạch chi tiết (ảnh Wonder Event)

Tổ chức sự kiện vào một khoảng thời gian gấp rút

Đây cũng là một trong những điều tối kỵ cần tránh khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tại sao lại như vậy? Bởi lẽ mọi thành công trong cuộc sống, kinh doanh nói chung hoặc trong tổ chức sự kiện nói riêng đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước. 

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện sớm và có dự trù về thời gian (ảnh Wonder Event)

Việc tổ chức sự kiện dưới áp lực thời gian gấp rút sẽ dẫn đến những lỗ hổng không cần thiết như: Thiếu sót trong quản lý chương trình, sự gia tăng không cần thiết về chi phí, khách mời không đến đông đủ và nguy cơ thất bại sẽ cao hơn. Tất cả những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sự kiện cũng như ảnh hưởng xấu đến đánh giá của khách mời về cách tổ chức cũng như thương hiệu của công ty.

>>>Xem thêm: Các ý tưởng ra mắt sản phẩm mang lại hiệu quả truyền thông cao

Chủ quan trong khâu tiếp các vị khách mời – Điều tối kỵ cần tránh khi tổ chức sự kiện

Một phần quan trọng trong sự kiện là cách doanh nghiệp tổ chức sự kiện tiếp đón khách mời. Không chỉ về việc tạo ra một sự kiện hoành tráng mà còn về cách doanh nghiệp đối xử với khách hàng. 

Sự tận tình trong việc đón khách thể hiện sự chỉn chu đối với khách hàng (ảnh Hiwin)

Theo đó, các thành viên trong công ty cần tiếp đón các vị khách mời chu đáo để họ cảm thấy luôn được tôn trọng và đánh giá cao khi tham gia sự kiện. Qua đó tạo sự tin tưởng và thái độ tích cực đối với thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp bạn.

>>>Xem thêm: Sự kiện ra mắt sản phẩm mới: Loại hình, quy trình, kịch bản chi tiết

Không lập phương án dự phòng cho các trường hợp xấu có thể xảy ra

Cuối cùng, điều kiêng kỵ khi tổ chức sự kiện đáng quan tâm đó là doanh nghiệp của bạn không nên bỏ qua việc dự kiến cho những tình huống xấu nhất có thể xảy ra trong chương trình, cho dù sự kiện đó có quy mô lớn hay nhỏ. Đồng thời, luôn sẵn sàng với các biện pháp dự phòng thích hợp trong trường hợp chúng xảy ra. 

Hãy lập phương án dự phòng cho trường hợp xấu nhất (ảnh Wonder Event)

Có thể thấy rằng khi lập phương án giải quyết cho những tình huống xấu nhất góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp và cam kết của bạn đối với sự kiện.

Trên đây là bốn điều kiêng kỵ khi tổ chức sự kiện quan trọng cần tránh khi tổ chức sự kiện mà Lecongnnag muốn chia sẻ để giúp bạn tránh những sai lầm và học hỏi từ trải nghiệm tổ chức sự kiện đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ nhất.

>>>Xem thêm: Bảng chi phí hội nghị khách hàng chi tiết nhất

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện thiếu uy tín

Đa số các doanh nghiệp không có đủ nhân sự và thời gian để tự tổ chức một chương trình do đó các công ty tổ chức sự kiện là sự lựa chọn hàng đầu. Tuy nhiên, các đơn vị tổ chức sự kiện cũng có công ty này, công ty kia, mỗi công ty có kinh nghiệm, quy trình và chất lượng dịch vụ khác nhau. Có những công ty mới vào nghề, khả năng đáp ứng các yêu cầu về chương trình là chưa phù hợp. Khả năng linh hoạt và xử lý tình huống chưa tốt là điều tối kỵ với tổ chức sự kiện.

Wonder Event - Nơi chất lượng trở thành thương hiệu (ảnh Wonder Event)

Ngoài ra, phân khúc và đặc thù của mỗi công ty sự tổ chức sự kiện là khác nhau nếu bạn đang cần 1 chương trình lớn, có yêu cầu cao cấp (luxury) mà lại lựa chọn các công ty tầm trung chuyên tổ chức sự kiện quy mô nhỏ thì đây là điều kiêng kị. Do đó không thể đại khái trong việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện. Chọn được đơn vị uy tín và phù hợp coi như chương trình đã thành công.

Nếu bạn vẫn băn khoăn trong việc chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì Wonder Event là một gợi ý phù hợp dành cho bạn. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đơn vị đã tích lũy một kiến thức sâu rộng và sẵn sàng đối mặt với mọi rủi ro có thể xảy ra. Điều này đảm bảo chương trình của bạn sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và thành công.

Quý khách hàng có thể tìm hiểu về một số dịch vụ tổ chức sự kiện của Wonder Event như:

• Tổ chức lễ khai trương, hội thảo, hội nghị, teambuilding,…
• Tư vấn tận tình, báo giá chi tiết cho từng hạng mục cung cấp.
• Nhóm nhảy chuyên nghiệp.
• MC chuyên nghiệp.
• Cho thuê thiết bị sự kiện, bao gồm âm thanh, ánh sáng, sân khấu và nhiều thiết bị khác.

Đặc biệt, tại Wonder Event cũng thường xuyên thiết lập các chính sách ưu đãi hấp dẫn vào các dịp lễ lớn trong năm để tri ân khách hàng thân thiết cũng như giúp khách hàng có nhiều trải nghiệm thú vị nhất.

>>>Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện của Lê Công Năng

Sau khi tham khảo bài viết này, nếu bạn đang còn phân vân về những điều kiêng kỵ khi tổ chức sự kiện và cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, hấp dẫn, ấn tượng, bạn có thể liên hệ với Năng. Vui lòng nhấp chọn nút “Đăng Ký Tư Vấn” để được hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc và nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn khi lựa chọn đơn vị