Cập nhật bảng chi phí tổ chức hội thảo hội nghị hiện nay

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện và muốn biết thêm chi tiết về chi phí tổ chức hội thảo hội nghị tại các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp, hãy theo dõi nội dung dưới đây Năng chia sẻ đến bạn đọc.

Bảng chi phí tổ chức sự kiện hội thảo hiện nay

Dưới đây Năng xin gợi ý 1 bảng chi phí tổ chức sự kiện hội thảo hội nghị cơ bản cho mọi người tham khảo. Lưu ý, đây là bảng chi phí tham khảo, sự biến động còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác.

>>>Xem thêm: Giới thiệu dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo uy tín, chuyên nghiệp

Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện hội thảo hội nghị

Dưới đây là các mục cần xem xét khi lập dự trù chi phí tổ chức hội thảo hội nghị:

Địa điểm tổ chức

Chi phí thuê địa điểm tổ chức bao gồm:

• Chi phí thuê không gian tổ chức

Trong trường hợp công ty có sẵn các phòng họp hoặc phòng hội nghị, bạn nên sử dụng chúng cho các cuộc họp nội bộ. Tuy nhiên, nếu sự kiện có quy mô lớn hoặc mục tiêu giao tiếp với đối tác, khách mời, bạn cần xem xét việc thuê nơi tổ chức bên ngoài. Trong quá trình này, bạn cần xem xét những yếu tố sau:

+ Sức chứa của không gian đủ lớn để chứa số lượng người tham gia.

+ Đảm bảo dịch vụ tại địa điểm tổ chức đáp ứng yêu cầu của sự kiện.

• Đặt cọc và thanh toán cuối cùng

Sau khi bạn đã chọn địa điểm tổ chức, bạn sẽ phải đặt cọc để đảm bảo giữ chỗ. Khi sự kiện kết thúc, bạn cần thanh toán số tiền còn lại dựa trên các điều khoản của hợp đồng và tiến hành trả lại không gian tổ chức.

• Biến động giá thuê

Giá thuê địa điểm tổ chức hội thảo có thể biến đổi tùy thuộc vào thời điểm tổ chức. Ví dụ, nếu bạn thuê vào dịp cuối năm, vào cuối tuần hoặc thời gian cao điểm thì có thể bạn sẽ nhận được mức báo giá cao hơn so với thời gian bình thường.

Địa điểm tổ chức cũng ảnh hưởng đến mức chi phí tổ chức sự kiện (ảnh ST)

Trang trí hội thảo hội nghị

Giá tổ chức hội nghị hội thảo cũng sẽ phụ thuộc vào hạng mục trang trí - một phần quan trọng để nâng cao mặt thẩm mỹ của sự kiện. Mục trang trí hội nghị và hội thảo bao gồm các khoản sau đây: Backdrop, banner, poster, thiệp mời, sân khấu, thảm đỏ và nhiều yếu tố khác.

Trang trí sân khấu hội nghị và hội thảo đẹp để tạo ấn tượng sâu sắc cho khách mời (ảnh ST)

Số tiền cần chi tiêu cho hạng mục này phụ thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện. Bên cạnh đó cũng cần thực hiện thiết kế và in ấn standee khi tổ chức hội nghị, hội thảo.

>>>Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế chuyên nghiệp

Kinh phí thuê thiết bị cho việc tổ chức hội thảo hội nghị

Các yếu tố âm thanh, ánh sáng cần phục vụ cho sự kiện, bao gồm màn hình LED, máy chiếu, micro, loa đài, bộ chỉnh âm,... Nếu bạn tổ chức tại trung tâm hội nghị hoặc khách sạn, chi phí thuê thiết bị này có thể tích hợp vào mục thuê địa điểm. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng không gian riêng, bạn cần xem xét và phân bổ ngân sách riêng cho việc thuê thiết bị.

Cần phải phân bổ ngân sách cho hạng mục âm thanh và ánh sáng sao cho phù hợp (ảnh ST)

Ngoài ra, chi phí thuê bàn, ghế cho sự kiện cũng cần được tính toán kỹ lưỡng, phụ thuộc vào quy mô, số  lượng người tham dự. Nếu sự kiện được tổ chức ngoài trời, bạn cần có một kế hoạch chi tiêu hợp lý để thuê ô dù và nhà bạt.

Thuê nhận sự sự kiện

Dù sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ, nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng trong việc định hình thành công của hội nghị hoặc hội thảo. Phần nhân sự này bao gồm giám sát, thiết lập, đội ngũ phục vụ, người dẫn chương trình (MC), nhóm ca sĩ hoặc vũ đoàn. Nếu doanh nghiệp có sẵn nhân sự có thể đảm nhận vai trò này hoặc quản lý được mọi khía cạnh của sự kiện, đó là cơ hội để tiết kiệm kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo.

Nếu bạn cần thuê nhân sự từ bên ngoài, Wonder Event (đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện lâu năm uy tín, chuyên nghiệp) đề xuất sử dụng các dịch vụ nhân sự trọn gói thay vì thuê từng cá nhân riêng lẻ. Thông thường, việc sử dụng gói dịch vụ này có thể mang lại ưu đãi chiết khấu và giúp bạn tiết kiệm cả chi phí, thời gian, công sức.

Tiệc trà teabreak

Tiệc trà hoặc tiệc ngọt đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong các hội nghị và hội thảo. Đây là khoảng thời gian giải lao quý báu, nơi khách mời có cơ hội tương tác và trao đổi ý kiến với nhau. Tiệc trà thường bao gồm các loại bánh ngọt, hoa quả tươi, đồ uống và thực đơn có thể thay đổi tùy theo ngân sách, sở thích và quy mô của sự kiện.

>>>Xem thêm: Phân biệt hội nghị và hội thảo chi tiết nhất

Quà tặng khách mời, đại biểu

Ngoài các yếu tố nêu trên thì hạng mục quà tặng khách mời, đại biểu cũng đóng một vai trò quan trọng và có ảnh hưởng đến chi phí tổ chức hội thảo hội nghị. Quà tặng này thường được tùy chỉnh để tạo ấn tượng và gửi thông điệp đến người tham dự.

Trong buổi hội thảo hội nghị nên có phần quà lưu niệm cho đại biểu, khách mời (ảnh ST)

Chi phí tổ chức hội thảo hội nghị sẽ phụ thuộc vào việc bạn lựa chọn loại quà tặng nào, số lượng quà tặng cần chuẩn bị, tính chất của chúng.

Một số lưu ý để tối ưu kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo

Trong bối cảnh nền kinh tế đang biến động và đầy khó khăn như hiện nay, việc tối ưu chi phí tổ chức hội thảo hội nghị trở nên quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp. Dưới đây là ba gợi ý để bạn có thể tối ưu hoá kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo mà vẫn đảm bảo sự hài lòng của khách tham dự:

Xác định mục tiêu của sự kiện hội thảo hội nghị

Việc quyết định mục tiêu là bước quan trọng nhất để tối ưu hoá chi phí tổ chức sự kiện hội thảo hội nghị. Khi bạn xác định rõ mục tiêu của sự kiện, bạn có thể lựa chọn địa điểm phù hợp, xác định nhân sự cần thiết và chú trọng vào những khía cạnh quan trọng nhất.

Trong trường hợp cần thuê MC sự kiện, ca sĩ, bạn cũng có thể lựa chọn người phù hợp với mục tiêu sự kiện của bạn. Hơn nữa, khi đã xác định rõ quy mô của sự kiện, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh hoặc thay đổi các hạng mục để tối ưu hoá chi phí.

Cần xác định mục tiêu trước khi tiến hành tổ chức hội thảo hội nghị (ảnh ST)

Lên trước danh sách khách mời

Khi bạn đã xác định rõ quy mô của sự kiện, điều quan trọng tiếp theo là lên danh sách khách mời. Khi bạn đã dự trù được số lượng người tham dự sự kiện của mình sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về những gì cần chuẩn bị, bao gồm việc thuê bàn ghế, đặt trước số lượng suất ăn cho tiệc ngọt và chuẩn bị số lượng phần quà.

Một lưu ý quan trọng là hãy luôn tính toán trước và chủ động tăng số lượng suất ăn thêm từ 10 đến 20 phần so với ước tính ban đầu của bạn, thay vì tuân theo chính xác số lượng khách mời đã dự tính trước. Việc này có thể tạo ra một khoản chi phí nhỏ, nhưng nó sẽ rất hữu ích nếu có thêm khách tham dự ngoài dự tính ban đầu.

>>>Xem thêm: Quy trình tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp hiện nay

Cân nhắc kỹ lưỡng về việc có nên tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị hay không?

Khuyến khích doanh nghiệp của bạn tự tổ chức sự kiện nếu bạn có đủ tài nguyên và kinh nghiệm trong việc quản lý thiết bị, nhân sự và triển khai chương trình. 

Việc tự tổ chức một sự kiện có thể gây ra khó khăn trong việc quản lý thời gian, tài nguyên, đặc biệt là khi bạn cố gắng duy trì cùng lúc các hoạt động kinh doanh khác. Nếu việc chuẩn bị cho sự kiện không được thực hiện một cách cẩn thận hoặc thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến việc tốn nhiều chi phí hơn dự kiến. Điều tồi tệ hơn có thể xảy ra nếu sự kiện quan trọng thất bại, ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng và thương hiệu của công ty của bạn.

Cần cân nhắc kỹ lưỡng về việc tổ chức hội thảo hội nghị (ảnh ST)

Cơ quan, tổ chức của bạn cần cân nhắc thật kỹ lưỡng khi quyết định tự tổ chức hội nghị hoặc hội thảo. Ngày nay, có nhiều công ty tổ chức sự kiện uy tín với mức giá hợp lý. Wonder Event là công ty tổ chức sự kiện số đó và là sự lựa chọn đáng tin cậy mà bạn có thể xem xét. Đơn vị cam kết mang đến sự chuyên nghiệp và đảm bảo thành công cho mọi sự kiện của bạn.

>>>Xem thêm: Các quy định tổ chức hội nghị hội thảo bạn nên biết

Kết luận

Trên đây là cập nhật bảng chi phí tổ chức hội thảo hội nghị cho mọi người tham khảo, hy vọng sẽ hữu ích và chúc các doanh nghiệp có được sự lựa chọn tối ưu để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ hoặc tư vấn, hãy nhấp vào nút “Đăng Ký Tư Vấn” để được hỗ trợ tận tình nhất.